Zo houd jij je aandacht bij een vergadering - Newday Offices

Zo houd jij je aandacht bij een vergadering

10 september 2021

Vergaderingen die te lang duren. Omgevingsgeluid waardoor je afgeleid raakt. Of vergaderruimtes waar je simpelweg geen inspiratie uithaalt. Er zijn tal van redenen waarom jij je focus kwijt raakt. Hoe houd jij je aandacht bij een vergadering? We geven je praktische tips. 

1 – Maak een agenda  

Simpel maar effectief. Het maken van een agenda zorgt voor focus. Je weet precies welke punten er besproken gaan worden en kunt je hierop voorbereiden. Bijkomend voordeel: doordat je weet hoeveel punten er op de agenda staan, kun je een inschatting maken van tijd. Staan er teveel punten op de agenda? Stel dan voor om de vergadering in twee sessies te verdelen. Hoe frisser de mensen zijn, des te beter het resultaat. Daarin zullen je collega’s jou vast steunen.  

2 –  Zorg voor een actieve werkhouding  

Eén van de manieren waarop jij gefocust blijft tijdens een vergadering is door je bewust te zijn van je werkhouding. Hoe actiever jij erbij zit, des te groter de kans dat jij je aandacht bij de vergadering houdt. Dit kan door rechtop te blijven zitten. Of bijvoorbeeld te gaan staan wanneer de situatie dit toelaat. Een mooi bruggetje naar de volgende tip!

3 – Kies de juiste ruimte

Staat er een formele of informele vergadering op de agenda? Juist bij een informele vergadering of brainstorm kan een speelse ruimte inspirerend werken. Zeker wanneer jij je focus wilt behouden. Kies de ruimte die het best past bij het type vergadering dat jullie organiseren. Informeer bij jouw clubmanager naar de mogelijkheden.

4 – Bereid de vergaderruimte voor 

Het klinkt misschien gek, maar er is veel wat je ter voorbereiding van een ruimte kunt doen. 

Denk aan het klimaat. Wanneer het te warm is in een ruimte, is het lastig om je te blijven concentreren. Hetzelfde geldt voor wanneer je dorst krijgt en er geen water in de buurt is. Of er teveel geluid uit naastgelegen ruimtes komt. Door afleidende factoren van te voren vast te blokkeren, hoef je hier tijdens het overleg niet meer over na te denken. 

Jouw clubmanager kan uiteraard helpen bij de voorbereiding van de ruimte door het klimaat vooraf vast in te stellen of de catering te verzorgen tijdens de vergadering. Vraag jouw clubmanager dus zeker even naar de mogelijkheden. 

Maak de vergadercultuur bespreekbaar 

Een laatste tip die we je mee geven. Wees kritisch op je tijd. Als jij de meerwaarde van jouw deelname aan een vergadering niet ziet, is het waarschijnlijk zonde van je tijd om daarbij aanwezig te zijn. Maak de vergadercultuur bespreekbaar en blijf met je collega’s in gesprek over de meest efficiënte manier van vergaderen. Daar is uiteindelijk iedereen bij gebaat.