Privacy Policy

De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Newday Property Management B.V., statutair gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder het handelsregisternummer: 70303371 en alle aan deze gelieerde (dochter)vennootschappen, (hierna ook te noemen: “Newday Offices” of “wij” of “ons”), verwerkt persoonsgegevens.

Met persoonsgegevens bedoelen wij alle gegevens over een natuurlijk persoon die direct of indirect herleidbaar zijn tot die persoon of waarbij de mogelijkheid bestaat om die informatie te herleiden naar de betreffende persoon (hierna ook te noemen: “u” of “betrokkene(n)”).

Newday Offices hecht belang aan de bescherming van uw privacy en verwerkt persoonsgegevens daarom geheel in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna ook te noemen: “Avg”) die per 25 mei 2018 van kracht is in alle EU-lidstaten.

1 Reikwijdte van dit privacy statement

Dit privacy statement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen:

  • bezoekers van de websites van Newday Offices: http://www.newdayoffices.com;
  • bezoekers van de door Newday Offices gebruikte sociale media (waaronder begrepen maar niet beperkt tot: LinkedIn, Twitter, Instagram en Facebook);
  • personen die de nieuwsbrief van Newday Offices ontvangen;
  • personen die het contactformulier op de website van Newday Offices hebben ingevuld
  • bezoekers van de verschillende vestigingen van Newday Offices;
  • deelnemers van de bijeenkomsten die door Newday Offices worden georganiseerd;
  • zakelijke relaties (contracthouders) van Newday Offices;
  • gebruikers van de diensten van Newday Offices;
  • sollicitanten;
  • alle overige personen die met Newday Offices contact opnemen of van wie Newday Offices persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van de medewerkers van Newday Offices.

Newday Offices kan niet controleren of de bezoekers van haar website en/of de bezoekers van de door Newday Offices gebruikte sociale media, minderjarig zijn en adviseert personen die het ouderlijk gezag of de voogdij over een minderjarige hebben om diens online gedrag te monitoren, zodat de gegevens van die minderjarigen niet door Newday Offices worden verwerkt.

Indien het voor u niet duidelijk is of deze privacyverklaring op u van toepassing is, kunt u uiteraard contact met ons opnemen op de wijze zoals omschreven in artikel 9 van dit privacy statement.

2 Verwerkingsdoeleinden

Newday Offices verwerkt alle persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om haar diensten aan u te kunnen bieden. Dat betekent dat Newday Offices in ieder geval persoonsgegevens verwerkt met als doel:

  • het aangaan en uitvoeren van door u en Newday Offices gesloten (zakelijke) overeenkomsten(en), waaronder mede wordt verstaan het verzenden van declaraties/facturen;
  • het voor u mogelijk maken om gebruik te maken van de diensten en faciliteiten van Newday Offices;
  • het maken van afspraken en reserveringen;
  • het onderhouden van (klant)contact, waaronder mede verstaan het verzenden van nieuwsbrieven en andere informatie waar u om heeft verzocht;
  • het uitnodigen voor door (of binnen) Newday Offices georganiseerde bijeenkomst(en);
  • het vergroten van het klantenbestand van Newday Offices;
  • het optimaliseren van de website van Newday Offices: newdayoffices.com;
  • het optimaliseren van de door Newday Offices gebruikte sociale media;
  • het optimaliseren van de nieuwsbrief;
  • het meten en bijhouden van algemene gebruikersstatistieken van de website;

3 Persoonsgegevens die worden verwerkt

Newday Offices verwerkt alle persoonsgegevens die personen zelf aan Newday Offices verstrekken. Dat kan zijn tijdens een (intake)gesprek, een bespreking of bijeenkomst, telefonisch, of digitaal (via e-mail of het klantencontactformulier op de website van Newday Offices) of gegevens die volgen uit een tussen u en Newday Offices gesloten overeenkomst. Daarbij kunt u denken aan persoonsgegevens zoals:

  • NAW-gegevens en andere contactgegevens zoals uw e-mail adres en telefoonnummer;
  • IP-adres van websitebezoekers;
  • Informatie die wordt verzameld door het gebruik van cookies;
  • geboortedatum;
  • (ID)-gegevens die worden verwerkt uit hoofde van de Wwft;
  • organisatie en functie;
  • financiële en administratieve gegevens;
  • alle andere informatie die noodzakelijk is voor het doel waarvoor die informatie is verstrekt en die vrijwillig door de betrokkene aan Newday Offices ter beschikking wordt gesteld;

4 Grondslagen voor de verwerking

Newday Offices verwerkt persoonsgegevens op de volgende wettelijke grondslagen:

  • door u gegeven toestemming. Met toestemming wordt bedoeld; iedere vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee u aanvaardt dat uw persoonsgegevens worden verwerkt. De verleende toestemming kan op ieder gewenst moment worden ingetrokken;
  • de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Newday Offices rust, zoals de verplichting van Newday Offices om een bepaalde financiële en administratieve gegevens bij te houden;
  • de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan of de uitvoering van de overeenkomst waarbij u partij bent;
  • de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Newday Offices, zoals fraudepreventie of marketingdoeleinden.

5 Verwerkers en derden

Newday Offices kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverlenende organisaties (“verwerkers”) inschakelen om uitvoering te geven aan de verwerkingsdoeleinden zoals onder artikel 2 van dit privacy statement is omschreven. Met die verwerkers sluit Newday Offices een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Avg daaraan stelt. Uw rechten worden door de verwerker op dezelfde wijze gewaarborgd als Newday Offices die rechten waarborgt en zoals die rechten in dit privacy statement zijn omschreven.

Daarnaast kan Newday Offices persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Newday Offices deelt in beginsel geen persoonsgegevens met andere (commerciële) organisaties, tenzij het delen van die persoonsgegevens  in het kader van (de organisatie van) een evenement geschiedt.

Newday Offices geeft  in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen die zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. In het geval dat er toch persoonsgegevens door Newday Offices buiten de EER worden doorgegeven, dan worden die persoonsgegevens uitsluitend doorgegeven aan landen waarvan de Europese Commissie heeft bepaald dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Avg.

6 Beveiliging van persoonsgegevens

Newday Offices heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen waardoor uw persoonsgegevens op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is en dat uw persoonsgegevens onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

7 Bewaren van persoonsgegevens

Newday Offices bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Newday Offices hanteert de volgende bewaartermijnen:

  • gegevens uit hoofde van de gesloten overeenkomst: 7 jaar na het eindigen van de overeenkomst;
  • administratieve en financiële gegevens: 7 jaar na het eindigen van een overeenkomst;
  • gegevens van sollicitanten: maximaal 2 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure;
  • gegevens van bestaande klantrelaties: direct nadat zij verzoeken om verwijdering van hun persoonsgegevens, behoudens de gevallen waarin Newday Offices die gegevens op grond van een wettelijke plicht dient te bewaren;
  • gegevens die bezoekers van de website op het klantencontactformulier achterlaten: 5 jaar na vastlegging van die gegevens, tenzij door de betrokkene eerder wordt verzocht om vernietiging van die gegevens;
  • gegevens van personen die zich voor de nieuwsbrief hebben ingeschreven: direct nadat zij zich hebben uitgeschreven van de nieuwsbrief;

8 Website, cookies en social-media

Teneinde het gebruiksgemak van de websites van Newday Offices te vergroten, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek op de websites van Newday Offices op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website(s) kan beperken.

Op de website van Newday Offices zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin, Instagram of Facebook. Newday Offices houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

9 Rechten en verzoeken

U hebt als betrokkene de volgende rechten:

  • het recht om uw persoonsgegevens in te zien;
  • het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen;
  • het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen indien deze niet langer nodig zijn voor het doel waardoor deze zijn verkregen, behoudens de gevallen waarin Newday Offices die gegevens op grond van een wettelijke plicht dient te bewaren;
  • het recht op beperking van uw persoonsgegevens;
  • het recht om uw persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere organisatie;
  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt voor verder informatie of voor het indienen van een verzoek zoals hierboven genoemd, contact opnemen met Newday Offices door een e-mail te zenden aan: [email protected]

10 Wijzigingen privacy statement

Newday Offices kan dit privacy statement op ieder moment wijzigen. De meeste actuele versie van dit privacy statement is te allen tijde op de website van Newday Offices gepubliceerd. Newday Offices adviseert u daarom om met regelmaat de website van Newday Offices te raadplegen.